Cyfrowa rewolucja w fakturowaniu przyniosła firmom dużo ułatwień (i pułapek, o czym za chwilę), ale otworzyła też furtkę dla zupełnie nowych nadużyć. Oszuści bardzo sprytnie wykorzystywali luki, wysyłając firmom dokumenty za fikcyjne usługi. Ministerstwo Finansów w końcu powiedziało dość, wprowadzając wyczekiwane narzędzie obronne w aplikacji KSeF 2.0.
Fałszywe faktury-widmo to plaga w KSeF
Lutowy start obowiązkowego e-fakturowania dla największych graczy na rynku wywołał od razu falę wyłudzeń. Wystarczyło znać NIP dowolnego przedsiębiorstwa, by bez wiedzy jego właściciela przesłać rachunek z żądaniem zapłaty. W natłoku setek cyfrowych dokumentów można było łatwo przeoczyć i zaakceptować fakturę-widmo.
Przestępcy liczyli więc na nieuwagę księgowych. Tego typu scam opierał się najczęściej na podmiocie, z którym dana firma nigdy wcześniej nie współpracowała. Naciągacze mogli potem wyjaśnić wysłanie dokumentu zwykłą pomyłką w numerze NIP, sprytnie unikając w ten sposób odpowiedzialności karnej.
Zgłaszanie faktur scamowych w aplikacji
Ministerstwo Finansów 24 kwietnia, czyli dzisiaj, uruchomiło narzędzie do walki z wyłudzeniami. Opcja znacznie ułatwia bezpośrednie poinformowanie skarbówki o podejrzanym dokumencie, bez konieczności wypełniania oddzielnych formularzy.
"Wprowadzenie funkcjonalności stanowi element rozwoju Krajowego Systemu e-Faktur oraz odpowiedź Ministerstwa Finansów na zgłaszane potrzeby przedsiębiorców w zakresie ulepszenia obsługi systemu" – czytamy w oficjalnym komunikacie resortu.
Aby skorzystać z nowości, wystarczy kilka prostych kroków. Jak zablokować fałszywy dokument?
"W razie pytań lub wątpliwości dotyczących zgłaszania faktur scamowych dostępna jest całodobowa infolinia Krajowej Administracji Skarbowej pod numerem: 22 330 03 30" – informuje ministerstwo.
Pułapki w KSeF. Na co trzeba uważać?
Samo blokowanie oszustów to jednak wciąż za mało. Wdrożenie e-fakturowania w firmie wymaga przemodelowania wielu procesów. System skrywa w sobie pułapki, które mogą sparaliżować sprzedaż.
Główne błędy w KSeF popełniane przez początkujących przedsiębiorców:
Podwójne daty – przy wysyłce offline dokument ma inną datę wystawienia, a inną nadania numeru, co mocno gmatwa rozliczenia.
Brak opcji cofnięcia – raz wpuszczony plik wymaga wystawienia dodatkowej faktury korygującej.
Natychmiastowe doręczenie – wgranie do bazy to automatyczny odbiór przez klienta, co z miejsca uruchamia bieg terminów płatności.
Brak powiadomień – państwowy system nie wysyła maili o nowych rachunkach.
Brak uprawnień – szefowie zapominają nadawać dostępy księgowym, blokując tym samym obieg dokumentów.
Przedsiębiorcy dostali do dyspozycji potężne i skuteczne narzędzie, ale wciąż muszą pamiętać, iż cyfrowe systemy nigdy w pełni nie zastąpią zwykłej ludzkiej ostrożności. Trzeba bardzo dokładnie weryfikować wszystkie przychodzące pliki, a także zwracać uwagę na certyfikaty.
